Cafetariaregeling
Fitnessabonnementen, een leasefiets, reiskosten. Ondernemers kunnen verschillende secundaire arbeidsvoorwaarden financieren. Toch is er niet altijd genoeg budget voor. Zo wordt de vrije ruimte al te strak ingepland of voor andere kosten gebruikt. Dankzij de cafetariaregeling kan een werkgever gelukkig toch nog wat extra’s bieden aan z’n werknemers. Als met een menukaart bij een café, kan een werknemer kiezen welke benefits hij of zij op een belastingaantrekklijke manier wil financieren. Met de YourCampus app biedt je makkelijk benefits aan via het cafetariamodel.
Wat is de cafetariaregeling?
Het cafetariamodel is een regeling waarbij werknemers (een deel van) hun brutoloon kunnen inruilen voor een andere ‘beloning’. Omdat er geen belasting wordt betaald over het uitgeruilde onderdeel van het brutoloon, kan het voor werknemers belastingvoordeel opleveren. De alternatieve beloning wordt zo goedkoper dan wanneer het met het nettoloon aangeschaft wordt. Het onderdeel van het brutoloon dat wordt ingezet, hoeft niet het brutoloon van hun loonstrookje te zijn. Het aantrekkelijke aan de cafetariaregeling is dat er juist ook andere onderdelen van het brutoloon gebruikt kunnen worden, zoals de 13e maand, het vakantiegeld of andere vaste bonussen. Het is aan de werknemer welk deel van het loon er wordt ingeruild.
Waarom de cafetariaregeling aanbieden?
Omdat werknemers zelf bepalen waarvoor ze het brutobedrag omruilen, geven ze zichzelf korting op bepaalde (werkgerelateerde) kosten. Een aantal opties zijn bijvoorbeeld een fiets, een leaseauto, extra vakantiedagen of een extra pensioenregeling. Daarnaast is het cafetariamodel ook interessant voor werkgevers: het brutobedrag waar je als werkgever premies over betaalt wordt lager, waardoor je bespaart op je lasten.
Cafetariaregeling onderwijs
Ook binnen het onderwijs kunnen werknemers gebruik maken van het cafetariamodel. In het onderwijs is het vooral interessant omdat er jaarlijks een aantal vaste extra uitbetalingen zijn die niet verplicht zijn in andere branches, zoals de betaling op de dag van de leraar of de eindejaarsuitkering. Omdat dit jaarlijks vastgestelde bonussen zijn, zijn ze erg handig voor de cafetariaregeling. En het hierdoor onbelast (en dus voordeliger) in te zetten. Stagiairs, uitzendkrachten en tijdelijke medewerkers die korter dan 3 maanden in dienst zijn, zijn wel uitgesloten van de regeling.
Cafetariaregeling reiskosten
Een voorbeeld van de cafetariaregeling? Wanneer reiskostenvergoeding niet mogelijk is, of niet hoog genoeg, kan de cafetariaregeling ook gebruikt worden voor een onbelaste reiskostenvergoeding. Zo kan de werknemer een deel van zijn of haar brutoloon inzetten en uitruilen voor extra reiskostenvergoeding – welk vervoermiddel dan ook. Werknemers betalen hierdoor minder dan wanneer ze met hun nettosalaris de reiskosten ‘bijvullen’. Zo wordt er optimaal gebruik gemaakt van reiskostenvergoeding.
Cafetariaregeling fiets
Nog een voorbeeld van de cafetariaregeling is de leasefiets. De overheid heeft namelijk in januari 2020 het nieuwe fietsplan ingevoerd, wat ervoor zorgt dat de kosten voor een leasefiets buiten de werkkostenregeling valt. In plaats daarvan kun je bruto-netto korting een fiets leasen.
Dankzij het nieuwe fietsplan financier je een leasefiets met het brutoloon van de werknemer. De kosten worden van het brutoloon afgetrokken, waardoor het brutoloon lager wordt. Als gevolg wordt ook de belasting die over het brutoloon betaald lager, waardoor het netto voor voordeel zorgt. Hierbij hoeft de werkgever niet nog een bijdrage te leveren, maar dat kan wel – en kosteloos. Het bruto belastingvoordeel kan bijvoorbeeld weer in de leasefiets gestoken worden. Hier lees je meer over de fietsregeling.
Cafetariaregeling en WKR
Sommige werkgevers denken dat het met het cafetariamodel niet meer mogelijk is om gebruik te maken van de werkkostenregeling. Maar dat kan zeker nog. Ook al maak je gebruik van het cafetariamodel, dan kan je alsnog de werkkostenregeling gebruiken voor bepaalde vergoedingen of verstrekkingen (extra giften bovenop het loon) voor werknemers. Dankzij de vrije ruimte van de WKR geef je die vergoedingen belastingvrij. Een verschil is dat de cafetariaregeling op het loon van de werknemer wordt ingehouden, maar de werkkostenregeling een extra belastingvrije ruimte is die de werkgever in kan zetten vóór zijn werknemers. Hier lees je meer over de WKR.
Sommige werkgevers gebruiken de werkkostenregeling voor lunches, uitjes of een kerstpakket – andere voor benefits, reiskosten of vergoeding van thuiswerk kosten. Vaak zijn dit kosten waarbij de werknemers niet zelf een bijdrage inleveren, maar is het manier voor werkgevers om wat extra’s te kunnen bieden. Het interessante aan benefits via YourCampus is dat werknemers wél zelf wat kunnen kiezen.
Cafetariaregeling voorwaarden
Er zijn een aantal voorwaarden waar de cafetariaregeling aan moet voldoen.
-
De cafetariaregeling moet schriftelijk vastgesteld zijn in de (aanvullende) arbeidsovereenkomst.
-
De ‘uitruil’ gaat over het brutoloon wat de werknemer nog moet gaan ontvangen.
-
De Belastingdienst keurt de ‘ruil’ goed of af. Het is dus belangrijk dat het duidelijk is voor de belastingdienst dat er ook echt een ‘ruil’ van brutoloon voor een onbelaste vergoeding is.
-
Zorg ervoor dat de aanpassingen die je maakt door de cafetariaregeling niet in strijd is met de wet: doordat je vakantiedagen uitruilt kan het bijvoorbeeld zo zijn dat ze onder het wettelijke minimum komen.
-
De realiteitswaarde: De cafetariaregeling moet een duidelijke toevoeging zijn aan de arbeidsvoorwaarden. Het mag niet gebruikt worden om af en toe een belastingvoordeel binnen te halen. Nee: werknemers moeten structureel van de cafetariaregeling gebruik kunnen maken (en zo hun arbeidsvoorwaarden aan te passen).
Cafetariamodel binnen jouw organisatie toepassen? Neem contact op!
Wat is de cafetariaregeling? De cafetariaregeling is een interessante manier voor werknemers om hun loon effectiever in te zetten dan loon dat direct op hun rekening gezet wordt. Ze kunnen zelf kiezen voor welke werkgerelateerde kosten het wordt gebruikt. Omdat het voor korting zorgt bij de werknemer is het een interessante benefit voor hen om gebruik van te maken.
Waarom de cafetariaregeling inzetten? Het is voor werkgevers vooral aantrekkelijk om ‘extra’ onderdelen van het brutoloon, zoals de eindejaarsuitkering, te gebruiken. Zo hoeft daar namelijk minder belasting over betaald te worden. Een leuk voordeel. daarnaast kan de cafetariaregeling gewoon naast de werkkostenregeling ingezet worden. De vrije ruimte van de WKR kan zo voor andere kosten ingezet worden – een persoonlijk budget voor benefits, bijvoorbeeld. Daarover vind je hier meer.
Via de YourCampus app kun je je werknemers een keuzebudget geven. Zo kunnen ze via ons platform zelf hun benefits kiezen.
Heb je nog vragen? Voel je vrij om contact met ons op te nemen via info@yourcamp.us.