• jasper468

Werkkostenregeling (WKR) voor ondernemers, zo werkt het!

Werkkostenregeling voor ondernemers: hoe zit dat precies?

De werkkostenregeling voor ondernemers, hoe kan de YourCampus app een uitkomst bieden en hoe zit de werkkostenregeling eigenlijk in elkaar? In 2015 is de werkkostenregeling verplicht in Nederland. Vanaf dat moment waren er maar liefst 29 regelgevingen die in één klap werden vervangen door slechts één regeling.Dit is de huidige werkkostenregeling. YourCampus vertelt je hoe de werkkostenregeling precies werkt en hoe onze app jou kan helpen om dit allemaal goed te organiseren en te administreren.



Wat is de werkkostenregeling precies?

De werkkostenregeling is ook wel alles wat de werkgever aan een werknemer verstrekt of vergoedt. Echter worden niet alle vergoedingen, voorzieningen en verstrekkingen die je als werkgever doet belast. De werkkostenregeling houdt in dat je maximaal 1,7% van de fiscale loonsom tot € 400.000 plus 1,18% van de restanten van die loonsom mag besteden aan onbelaste verstrekkingen en vergoedingen voor de werknemers van jouw organisatie. Dit wordt ook wel de ‘vrije ruimte’ genoemd. Hier zal je dan ook geen loonbelasting over betalen. Voor de dingen die je daarboven vergoedt, zal je een eindheffing van 80% betalen. Niet alle vergoedingen en verstrekkingen zullen ten koste van de vrije ruimte gaan. Er zijn namelijk nog andere opties. Wanneer je als werkgever iets van je werknemer vergoedt zijn er verschillende opties:

  • Een gerichte vrijstelling; Nihilwaardering;

  • Intermediaire kosten;

  • Kosten binnen de vrije ruimte (binnen 1,7% van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,18% van de rest van dezelfde loonsom);

  • Kosten buiten de vrije ruimte (buiten 1,7% van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,8% van de rest van dezelfde loonsom).


Vrije ruimte werkkostenregeling

Voor de werkkostenregeling 2022 geldt dat de vrije ruimte in tegenstelling tot in coronatijd weer geheel normaal is. In 2020 en 2021 was de werkkostenregeling namelijk tijdelijk iets verruimd. Hierdoor hadden ondernemers meer de ruimte om werknemers belastingvrij bepaalde vergoedingen, cadeaus of werkmiddelen te schenken. Voor de werkkostenregeling vrije ruimte geldt dat het fiscale loon tot en met 400.000 euro teruggaat naar 1,7%. Dit was voorheen tijdelijk 3% als gevolg van de coronamaatregelen. Het percentage boven de 400.000 euro ging sinds 2021 omlaag naar 1,18% van de loonsom, wat ook voor de werkkostenregeling 2022 geldt.



Welke kosten vallen onder de vrije ruimte?

Binnen de werkkostenregeling zijn er enkele vrijstellingen voor het vergoeden van kosten. Hierbij kun je denken aan reiskosten van maximaal 19 cent per km, de VOG, het vergoeden van het OV, maar ook het vergoeden van thuiswerken en maaltijden tijdens tijdens werk danwel zakenreizen. Ook is er een aantal nihilwaarderingen voor verstrekkingen aan het personeel. Je kunt hierbij denken aan werkkleding, maar ook consumpties zoals koffie, thee en soep op de werkplek zelf. Wanneer het een maaltijd betreft, dien je als ondernemer een bedrag als loon aan te merken voor de werknemer of als eindheffing aan te wijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.


Waar het op neerkomt, is dat wat je niet gericht vrijgesteld hebt, of als nihil gewaardeerd is, aangemerkt dient te worden als individueel loon of eindheffingsloon. En dit valt dus in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Wat wel van belang is hierbij, is dat de verstrekking of vergoeding gebruikelijk is. Je kunt de vrije ruimte in de werkkostenregeling tot op zekere hoogte vrij besteden met kosten waarmee je de werknemer niet wilt belasten. Stel dat je een fiets via de werkkostenregeling wilt schenken aan een werknemer of deze een vergoeding voor het thuiswerken, een bonus of een kerstpakket wilt geven, dan mag dit. De regel is zo dat bonussen en vergoedingen tot € 2.400 per persoon per jaar door De Belastingdienst niet als ongebruikelijk worden gezien.


Welke kosten behoren niet tot de vrije ruimte?

Naast het feit dat je kosten binnen de vrije ruimte hebt, heb je ook kosten buiten de vrije ruimte. Dit zijn kosten zoals:

  • Intermediaire kosten: met intermediaire kosten bedoelen we ook wel kosten die een medewerker voor zijn werkgever maakt. Denk bijvoorbeeld aan een zakelijke lunch die wordt voorgeschoten. Deze kan onbelast worden vergoed, omdat het geen salaris betreft. Ook zal dit niet ten koste van de vrije ruimte gaan.

  • Gerichte vrijstellingen: er zijn gerichte vrijstellingen die onbelast vergoed kunnen worden, maar niet tot de vrije ruimte behoren, zoals reiskosten tot € 0,19 per kilometer, abonnementen voor het OV, maaltijden bij overwerk, verhuiskosten vanwege werk en het aanvragen van de VOG.

Werkkostenregeling aan medewerkers aanbieden? Onze app helpt!

Wil je de werkkostenregeling aan je medewerkers aanbieden? Wanneer je ondernemer bent of in HRM werkt, is het zeker aan te raden om de arbeidsvoorwaarden en werkkostenregeling aan te bieden via een app. YourCampus biedt een handige WKR app aan waarin je de werkkostenregeling voor jouw werknemers goed kunt organiseren en administreren. Hoe de YourCampus app precies werkt?

  • Create your own campus: met onze mobiele app kun je jouw medewerkers diverse benefits geven. Het design van de app is geheel customized naar de uitstraling van jouw organisatie.

  • Advies van experts: via de YourCampus app krijg je support middels info en tips over relevante onderwerpen zoals werk-privé balans, een gezonde levensstijl en pensioenvoorzieningen.

  • Budget management: wijs budgetten toe aan medewerkers en beheer deze tot op individueel niveau, passend bij de behoeften van de organisatie en het team. Werknemers kunnen hun persoonlijk budget besteden in onze ‘best in class benefit marketplace’.

  • Alles op een centrale plek: alles is geïntegreerd in een mobiele app, waardoor medewerkers alles op een centrale plek kunnen vinden.

  • Geen administratieve rompslomp: YourCampus zorgt voor alle administratieve handelingen, inclusief de onboarding en offboarding van je werknemers en diverse partners.


WKR vol? Opties genoeg!

Wil je meer weten over de YourCampus app die jou helpt om de werkkostenregeling goed te organiseren in jouw onderneming? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op! Je kunt ons altijd mailen op info@yourcamp.us of stuur ons een berichtje via de handige chatfunctie op onze website.